As três palavras que você nunca deve usar em um e-mail comercial - e o que dizer em vez disso



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Você está esperando a resposta de um colega, chefe, um cliente em potencial, um empregador em potencial.



Já faz um tempo. Você verificou sua pasta de lixo eletrônico. Não tem nada aí.

Eles estão evitando você de propósito? Eles esqueceram? É um não? Eles odeiam a ideia que você apresentou? Eles te odeiam? Tudo o que você sabe com certeza é que deseja uma resposta, mas não quer parecer tão agressivo.





Então você deixa uma nota com essas três palavras mortais: Apenas checando.

- Só estou checando para ver se você recebeu minha fatura.
'Só estou checando para ver se você completou aquele relatório que eu pedi.'
'Só estou checando para ter certeza de que você está vindo para a reunião.'
- Só estou checando - você entendeu e pode se encontrar comigo?



Quando dizemos 'apenas verificando', estamos tentando suavizar a mensagem real: 'Não me ignore. Eu preciso de uma resposta, já! '

Embora deva ser gentil, 'apenas verificar' parece falso. 'Apenas' é uma palavra que habitualmente usamos para minimizar o que temos a dizer. E 'check-in' tem um tom casual, 'nada demais'. Juntas, a frase soa falsa quando você claramente deseja algo.

Então, como você pode acompanhar sem ser um chato passivo-agressivo? Aqui estão as etapas para criar o e-mail de acompanhamento perfeito.



Coloque-se no lugar da outra pessoa.

Quantos itens estão em sua caixa de entrada esperando por uma resposta? Todos estão ocupados. As coisas caem pelas rachaduras. Lembre-se de que a atenção dessa pessoa está dividida em zilhões de maneiras diferentes e ela provavelmente não se importará com um lembrete gentil de sua parte.

Minha amiga, uma jornalista - vamos chamá-la de Lisa - recentemente achou essa mudança de perspectiva útil. Ela ficou desanimada porque agendou uma reunião com um dos principais editores de revistas, e o editor cancelou três vezes.

Lisa ainda estava esperando uma resposta de seus dois últimos e-mails pedindo para reagendar e estava se perguntando como ela poderia acompanhar uma terceira vez sem parecer uma psicopata. 'Em primeiro lugar', disse a Lisa, 'vamos supor que o editor, em vez de decidir que não vale a pena conhecer você, seja simplesmente humano.'

Ser humano indica que você é:

  1. Viciado em verificar seus e-mails, muitos dos quais você abre na fila do supermercado e geralmente sinaliza como não lidos, mas às vezes se esquece de fazer isso, especialmente quando percebe que o caixa está gritando 'próximo cliente' e é você. Mesmo que você quisesse responder a esse e-mail quando voltasse para sua mesa, agora ele está enterrado sob outros novos.
  2. Oprimido por todas as coisas.
  3. Grato, em vez de irritado, quando alguém lembra você - de uma forma sem culpa - que está esperando por uma resposta.

'Isso me faz sentir melhor', disse Lisa. 'Então, devo dizer algo como,' Ei, apenas checando? '

Escrevi algo para Lisa que acho muito mais eficaz:

Olá [primeiro nome],

Correndo o risco de ser um [cutucar, reclamar, praga], estou colocando isso de volta no topo da sua caixa de entrada.

Eu sei o quanto você deve ter feito antes de partir, e espero poder ter uma ideia na sua frente nesse tempo.

Se uma reunião presencial for difícil de agendar agora, seria mais fácil pegar o telefone? Só preciso de [número] minutos e posso estar disponível a qualquer hora que for conveniente para você.

Ansioso por ouvir de volta.

Muito obrigado,
Lisa

Funcionou! Lisa recebeu uma resposta do editor e marcou uma reunião.

Seja direto, mas compreensivo.

Em vez de dizer 'Apenas checando', aqui estão algumas opções que parecem mais autênticas. Cada um faz o trabalho crucial de lembrar sem castigar. Alguns são mais abotoados, outros mais familiares. Escolha um com base em seu relacionamento com o destinatário.

  • Estou circulando de volta para ver se você teve a chance de pensar sobre isso.
  • Estou flutuando de volta para o topo da sua caixa de entrada.
  • Eu sei o quanto você tem em seu prato, então estou colocando isso na sua frente novamente e adoraria sua opinião.
  • Eu queria entrar em contato com você sobre esta [ideia, problema, projeto, evento].
  • Correndo o risco de ficar [ansioso demais, importuno, cutucado], estou acessando sua caixa de entrada novamente para ver se podemos seguir em frente.
  • Espero que este seja o momento apropriado para voltar com você.
  • Espero que seja um bom momento para retomar esta conversa.
  • Oi! Estou aqui para incomodá-lo novamente.

Ofereça uma resposta fácil, uma saída ou uma alternativa.

Freqüentemente, as pessoas não respondem a um e-mail porque requer uma resposta longa e cuidadosa. Torne sua resposta o mais simples possível com uma dessas opções.

  • Se uma reunião pessoal for difícil de agendar agora, seria mais fácil pegar o telefone por [10, 20, 30] minutos?
  • Se agora não for um bom momento, terei prazer em fazer o acompanhamento novamente na próxima semana. Se isso funcionar para você, simplesmente responda 'Sim, semana que vem' e eu voltarei a verificar com você.
  • Se eu não tiver uma resposta esta semana, presumirei que é um problema por enquanto.
  • Se houver outra pessoa a quem devo encaminhar isso, por favor, me dê um nome e eu ficarei feliz em levá-lo (prometo deixá-lo de fora).

Essas frases me ajudaram tanto no envio quanto no recebimento de e-mails de acompanhamento relacionados a meu negócio de copywriting .

Se você ainda estiver travado, preencha os espaços em branco.

Você provavelmente tem um e-mail com o qual precisa acompanhar agora, então aqui está um modelo que você pode usar para apagá-lo de sua lista de tarefas pendentes.

Olá [primeiro nome],

Correndo o risco de [irritá-lo, incomodá-lo, deixá-lo maluco, ser excessivamente persistente], estou [circulando de volta, acompanhando, movendo isso para o topo da sua caixa de entrada, colocando isso na sua frente novamente, alegremente caçando você ]

Eu sei o quão ocupado você está com [preencha com detalhes específicos, se possível].

[OPCIONAL: Adicione elogios, como: A propósito, adorei sua postagem, conversa e entrevista recentes. Tão inspirador!]

Adoraria tornar isso o mais fácil possível para você. Seria melhor se [sugerirmos uma forma alternativa de comunicação]?

Ansioso por ouvir de volta. [OPCIONAL: Ofereça uma saída fácil, como: Se eu não fizer isso, assumirei que é um passe por agora ou se não for uma boa hora, diga a palavra e eu volto no próximo mês.

Equilibre persistência com paciência.

É sempre bom fazer um acompanhamento, especialmente se você indicou que faria. Mas antes de fazer isso, considere a pergunta: É realmente urgente obter uma resposta agora ou você apenas quer 1? É útil verificar você mesmo.

Apenas não diga 'apenas fazendo check-in'.

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